Empasa houdt, om de ondersteuning zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, registraties bij van uw administratieve gegevens en de geleverde ondersteuning.

Op deze registratie is per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekend dat er van af die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De wet bescherming persoonsgegevens (WBP) geldt dan niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam : General Data Protection Regulation ( GDPR).

Deze AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot de gegevens en inzagerecht van de cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in het onderstaand regelement.

Toegang tot het cliëntendossier

  1. Behalve de directeuren van Empasa hebben ook een beperkt aantal andere personen toegang tot de cliëntendossiers die samengesteld worden door Empasa. Dit zijn.
  • Casemanger(s)
  • Administratief mederwerkers

De medewerkers die deze functie bekleden hebben ten alle tijden een geheimhoudingsplicht. Per client wordt er bepaald wie er toegang heeft tot het bij de client behorende cliëntendossier.

  1. Alleen gegevens die te maken hebben met de ondersteuning voor de client worden in het cliëntendossier opgeslagen.
  2. Alleen medewerkers die direct bij de ondersteuning van de client betrokken zijn en personen die van de client hier voor schriftelijke toestemming hebben gekregen mogen het cliëntendossier inzien.
  3. Gegevens van de clienten worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie . gegevens worden pas vrijgegeven nadat de client of diens wettelijke vertegenwoordiger hiervoor schriftelijke toestemming heeft gegeven middels een “toestemmingsverklaring” formulier. Voor elke vertrekking van informatie dient opnieuw toestemming te worden gevraagd. Ook na het overlijden worden gegevens niet openbaar gemaakt.

Bewaartermijnen

  1. Nadat de client ondersteund is, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen de hierboven geautoriseerde medewerkers/ functies deze gegevens kunnen inzien, met inachtneming van het onderstaand
  • Bij volwassenen is het bewaartermijn 15 jaar.
  • Bij minderjarige start het bewaartermijn vanaf het 18e Clientgegevens moeten voor hen dus bewaard blijven tot het 34e levensjaar, behalve wanneer zij voortijdig overlijden. In dit geval geldt een bewaartermijn van 15 jaar vanaf de datum van overlijden.
  • Dossiers van overleden volwassenen moeten 15 jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier over de ondersteuning of het overlijden.
  • Fiscale gegevens ( omtrent betalingen) dienen 7 jaar bewaard te worden.

Rechten van de client

  1. De client c.q. diens wettelijke vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de client zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de client of diens wettelijk vertegenwoordiger meent dat de gegevens onjuist zijn vastgelegd, dan kan de client/ wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk verzoeken om deze te wijzigen.

Client en of diens wettelijke vertegenwoordigers hebben:

  • Het recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te dragen ( artikel 20 AVG)
  • Het recht op vergetelheid: verwijdering van (alle) gegevens dossier en het recht om vergeten te worden. (artikel 17 AVG)
  • Het recht op inzage in het dossier, en het recht op rectificatie en aanvulling ( artikel 16 AVG)

Tenslotte hebben clienten recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen.

Wanneer u gebruik wilt maken van een van de bovengenoemde rechten, dan kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen  dan samen met u het formulier uitvoering  Algemene Verordering Gegevensbescherming in, omdat wij vast willen leggen van welke rechten u gebruik maakt en wat de acties zijn geweest.

Verwerking van gegevens

  1. Betrokken instanties en ketenpartners waar Empasa gegevens mee uitwisselt zijn opgenomen in een register. U mag ten allen tijden dit overzicht bij ons opvragen. Tevens is er met alle partijen waar vertrouwlijke ( persoons) gegevens mee wordt uitgewisseld een verwerkersovereenskomt opgesteld en ondertekend.
  2. Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken.

Heeft u extra ondersteuning nodig?

"Wij zijn Empasa begonnen, omdat wij het idee hebben dat de begeleiding van cliënten persoonlijker dient te zijn” Wilt u met ons in contact komen?
Mail ons
Of bel naar 06-30756325